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Proposition de stratégie de gestion des événements administratifs

Selon ce qui est indiqué dans la stratégie globale de gestion de l'information dans le site, il s'agit ici de gérer les événements répétés des différents agendas de l'école (à priori "Calendrier élèves" et "Calendrier enseignants", si utile "Calendrier sport", "Calendrier arts", "Calendrier gestion", ...)

Le principe

  • on dispose dans le site d'un dossier global de gestion des événements [création unique par le responsable de site]
  • à chaque agenda correspond un sous-dossier; ceci permet via l'onglet "partage" de donner les droits de modification et surtout de vue aux bons utilisateurs (par ex, les événements du "calendrier élèves" sont publics alors que ceux du "calendrier enseignants" sont réservés aux seuls enseignants, et ceux du "calendrier gestion" aux seuls membres du bureau de gestion /direction ... [création unique par le responsable de site]
  • on crée dans chaque sous-dossier d'agenda un dossier pour l'année future [travail du responsable de site]
  • on crée ou adapte un fichier tableur pour chaque agenda, selon une structure adéquate [travail conjoint de secrétariat et du responsable de site]
    remarque : si on fait suite à une année déjà réalisée, on peut simplement repartir du csv et ajouter une année à tous les événements, puis corriger "à la main" ceux qui seraient déplacés dans cette nouvelle année [travail de secrétariat]
  • on génère depuis chaque fichier tableur un fichier csv [travail du responsable de site]
  • on injecte chaque fichier csv fin mai dans son dossier de l'année future et on met tous les événements dans l'état "privé", car on est dans une étape de préparation/modifications [travail du responsable de site]
  • une vue globale permet de voir tous les événements de l'année future pour les personnes autorisées (direction, secrétariat, bureau de gestion, ...) , ou de sélectionner la vue d'un seul ou de plusieurs calendriers (vue solgema) [création unique par le responsable de site]
  • les contributeurs (direction, secrétariat,...) disposent de liens directs et d'une aide en ligne depuis cette vue solgema pour pouvoir modifier et/ou ajouter des événements lors de la période de finalisation des agendas (juin-juillet) ou durant l'année en cours
    Avantage : on a une gestion propre et séparée des différents calendriers mais également une vue consolidée du tout pour éviter les doublons !
  • il est possible depuis cette vue consolidée d'exporter tous les événements ou seulement ceux concernant tel ou tel calendrier en ical [-> possible de les intégrer dans son calendrier personnel et quelques clics]
  • depuis cet export ical, il est possible de revenir en csv [via par exemple google agenda -> http://www.gcal2excel.com/exporter] puis via mise-en-page de créer des calendriers papiers si nécessaire [création unique par le responsable de site]
  • une fois les agendas stabilisés, ils sont rendus publics ou visibles par les publics cibles [travail du responsable de site]